Datenschutzerklärung

1 Verantwortlicher

Verantwortlicher

multiangular UG (haftungsbeschränkt)

Anschrift

Urbanstraße 71, 3. Hof, 4. TRH, 10967 Berlin, Deutschland

Vertreten durch

Wladimir Alexi

Kontakt für Datenschutzanfragen

privacy@briefmonster.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach den gesetzlichen Vorgaben derzeit nicht zu bestellen. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die genannte Adresse.

2 Überblick

Brief Monster ist ein KI-gestütztes Assistenzwerkzeug: Sie fotografieren oder laden Briefe, Bescheide und Rechnungen hoch, stellen Fragen dazu und erhalten Erklärungen, Prüfergebnisse, Fristenerinnerungen und bearbeitbare Textentwürfe. Dafür müssen wir die Inhalte Ihrer Dokumente und Ihrer Nachrichten serverseitig verarbeiten, unter anderem mit Texterkennung (OCR) und generativen KI-Modellen.

Unsere Systeme laufen in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Wir verwenden Ihre Dokumente, Chats und Gesundheitsdaten nicht zum Training von KI-Modellen. Gesundheitsdaten werten wir inhaltlich nur nach Ihrer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung aus; die vorgeschaltete automatische Erkennung, ob ein Dokument Gesundheitsdaten enthält, beschreiben wir unter Gesundheitsdaten. Ihr Konto einschließlich aller Daten können Sie jederzeit selbst in der App löschen.

3 Cookies und lokale Speicherung

Die Website briefmonster.de setzt keine Marketing-Cookies und bindet keine Werbenetzwerke oder Social-Media-Plugins ein. Eine Webanalyse mit PostHog findet nur statt, wenn Sie im Banner „Akzeptieren“ wählen (siehe Nutzungsanalyse).

Ohne Ihre Zustimmung verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG:

• Ihre Auswahl im Banner: „Akzeptieren“ oder „Ablehnen“ wird im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Schlüsselbm.analytics-consent) abgelegt, damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint. Der Wert verlässt Ihr Gerät nicht.
• Server-Protokolle: beim Abruf der Seiten fallen wie bei jedem Webangebot technische Protokolldaten an (siehe Abschnitt 4, „Protokolldaten“).

Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite ändern. Die App Brief Monster verwendet keine Cookies; ihre optionale Nutzungsstatistik beschreibt der Abschnitt Nutzungsanalyse.

4 Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), bei Anmeldung mit Apple die von Apple übermittelte Kennung und gegebenenfalls eine Weiterleitungsadresse, Zeitpunkte der Anmeldung, Spracheinstellung.
• Onboarding-Profil: Angaben, die Sie beim Einrichten machen, etwa Ihre Wohnsituation, Ihre Stadt oder Gemeinde und Ihre Krankenversicherung. Diese Angaben dienen dazu, Erklärungen auf Ihre Situation zuzuschneiden (zum Beispiel die Kappungsgrenze in Ihrer Gemeinde).
• Chats: Ihre Nachrichten, die Antworten des Assistenten sowie die zugehörigen Verlaufsdaten (Zeitpunkte, gewähltes Szenario, Status einer Anfrage).
• Dokumente: hochgeladene Fotos und PDF-Dateien, die daraus per Texterkennung gewonnenen Texte und die extrahierten Angaben (zum Beispiel Beträge, Absender, Fristen). Näheres unter Hochgeladene Dokumente.
• Entwürfe: von Brief Monster erstellte Schreiben, die Sie bearbeiten, speichern und selbst versenden.
• Fristen und Szenarien: erkannte und von Ihnen bestätigte Fristen sowie der Bearbeitungsstand des jeweiligen Szenarios.
• Einwilligungen: Art der Einwilligung, Textversion, Zeitpunkt, Geltungsbereich (Konto oder einzelner Chat), IP-Adresse und Gerätekennzeichnung zum Zeitpunkt der Erteilung sowie ein etwaiger Widerruf. Diese Daten dienen dem Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
• Protokolldaten: technische Server-Logs (Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, Statuscode, gekürzte IP-Adresse, App-Version) zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehlersuche.
• Push-Token: die von Apple beziehungsweise Expo vergebene Gerätekennung für Push-Benachrichtigungen, sofern Sie Benachrichtigungen aktivieren.
• Abonnementstatus: ob und bis wann ein Abonnement oder der kostenlose Testzeitraum aktiv ist und welcher Chat im Testzeitraum genutzt wird. Zahlungsdaten erhalten wir nicht; die Abrechnung erfolgt über den App Store.

5 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App und Ihres Kontos (Registrierung, Anmeldung, Chats, Dokumentanalyse, Entwürfe, Fristen, Kaufstatus): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Verarbeitung von Gesundheitsdaten aus Arztrechnungen und medizinischen Unterlagen: Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung).
• Push-Benachrichtigungen zu Fristen und Bearbeitungsstand: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über die Systemabfrage Ihres Geräts).
• Nachweis von Einwilligungen, Kontolöschungen und gesetzliche Aufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse und Nutzungsstatistik in aggregierter Form: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

6 Hochgeladene Dokumente

Wenn Sie ein Dokument fotografieren oder hochladen, wird die Datei verschlüsselt an unseren Speicher in der EU übertragen. Anschließend wird der Text per Texterkennung erfasst, und ein KI-Modell extrahiert die für das jeweilige Szenario relevanten Angaben. Die Originaldatei, der erkannte Text und die extrahierten Angaben werden Ihrem Konto und – falls Sie den Upload aus einem Chat heraus starten – dem jeweiligen Chat zugeordnet.

Vor dem ersten Upload bitten wir Sie um eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Dokumente. Sie können diese Einwilligung für Ihr gesamtes Konto oder nur für den aktuellen Chat erteilen. Ohne Einwilligung ist kein Upload möglich; die übrigen Funktionen der App bleiben nutzbar.

Bitte laden Sie nur Dokumente hoch, zu deren Verarbeitung Sie berechtigt sind, und schwärzen Sie nicht benötigte Daten Dritter. Hochgeladene Dokumente werden mitsamt dem erkannten Text und den extrahierten Angaben mit der Löschung Ihres Kontos entfernt; die Löschung einzelner Dokumente können Sie per E-Mail an die unter Kontakt genannte Adresse verlangen.

7 Gesundheitsdaten

Arztrechnungen, Heil- und Kostenpläne, Krankschreibungen und ähnliche Unterlagen enthalten Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Um zu erkennen, ob ein Dokument Gesundheitsdaten enthält, wird jedes hochgeladene Dokument zunächst automatisiert klassifiziert. Dafür werden die Seitenbilder über unser Gateway an ein KI-Modell übermittelt (siehe Einsatz von KI-Modellen), das nur die Dokumentart, die Sprache, eine Kurzbeschreibung und eine Einschätzung zurückgibt, ob Gesundheitsdaten enthalten sind; dieses Ergebnis wird zum Dokument gespeichert. Wird ein Dokument als medizinisch eingestuft, wird die weitere Auswertung angehalten und das Dokument erhält den Status „wartet auf Einwilligung“. Erst wenn Sie in der App ausdrücklich einwilligen, werden die Angaben aus dem Dokument ausgelesen und Erklärungen oder Entwürfe erstellt. Bis dahin liegen lediglich die verschlüsselt gespeicherte Datei und das Klassifizierungsergebnis vor.

Die Einwilligung ist freiwillig. Sie können sie für Ihr Konto oder nur für den aktuellen Chat erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in der App unter Profil → Einwilligungen. Nach einem Widerruf werden keine weiteren medizinischen Dokumente ausgewertet; bereits erstellte Erklärungen und Entwürfe bleiben in Ihrem Konto, bis Sie Ihr Konto löschen oder deren Löschung verlangen.

Gesundheitsdaten werden ausschließlich zur Erklärung und Plausibilitätsprüfung des jeweiligen Dokuments sowie zur Erstellung der von Ihnen angeforderten Textentwürfe verarbeitet. Sie werden nicht zu Werbezwecken genutzt, nicht an Versicherer oder andere Dritte weitergegeben und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

8 Einsatz von KI-Modellen

Für Erklärungen, Prüfergebnisse und Textentwürfe setzen wir generative Sprachmodelle von OpenAI ein, die wir über die Vermittlungsplattform OpenRouter ansprechen. Die Anfragen werden über ein von uns betriebenes Gateway geleitet, das die Anfragen technisch absichert, auf die freigegebenen Modelle beschränkt und protokolliert, welches Modell verwendet wurde. Übermittelt werden die für die jeweilige Anfrage nötigen Inhalte: Ihre Nachricht, der relevante Chatverlauf, die Seiten der hochgeladenen Dokumente beziehungsweise die daraus erkannten Texte und die Angaben aus Ihrem Onboarding-Profil. Kontodaten wie Ihre E-Mail-Adresse werden nicht an die Modellanbieter übermittelt.

Wir wählen Modellanbieter und Vertragsbedingungen so, dass die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Soweit ein Modellanbieter Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder eines Angemessenheitsbeschlusses. Die jeweils eingesetzten Anbieter nennen wir unter Empfänger.

Für allgemeine Rechtsfragen kann der Assistent eine Websuche über den Suchdienst Keenable ausführen oder eine öffentliche Seite abrufen. Übermittelt werden dabei nur die Suchanfrage beziehungsweise die Adresse der Seite, formuliert als allgemeine Rechtsfrage und nicht als Ihr Fall. Erkennbare Kennungen wie IBAN, E-Mail-Adressen, Aktenzeichen, Kunden- oder Vertragsnummern fangen wir vor der Übermittlung serverseitig ab; Namen lassen sich technisch nicht zuverlässig erkennen, der Assistent ist angewiesen, sie nicht in Suchanfragen zu übernehmen. Kontodaten werden an Keenable nicht übermittelt.

KI-Ausgaben werden automatisiert erzeugt und dienen Ihrer Information. Sie treffen keine rechtlich bindende Entscheidung über Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO; alle Entscheidungen, insbesondere ob und wie Sie einen Entwurf verwenden, treffen Sie selbst.

9 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und verarbeiten Daten nur nach unserer Weisung.

• Supabase – Datenbank, Authentifizierung (Konto, Anmeldung, Sign in with Apple) und Dateispeicher für Dokumente; Hosting in der EU. Auftragsverarbeiter.
• Railway – Hosting der API, des Hintergrunddienstes für Texterkennung und Dokumentanalyse sowie des KI-Gateways in einem Rechenzentrum in der EU. Auftragsverarbeiter.
• OpenAI über OpenRouter – generative Sprachmodelle von OpenAI, die über unser Gateway und die Vermittlungsplattform OpenRouter angesprochen werden (beide mit Sitz in den USA). Die Inhalte werden nur für die Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet; Übermittlung in Drittländer auf Basis von Standardvertragsklauseln (siehe Einsatz von KI-Modellen).
• Keenable – Websuche und Abruf öffentlicher Seiten für allgemeine Rechtsfragen. Übermittelt werden nur die Suchanfrage beziehungsweise die Adresse der Seite, keine Kontodaten (siehe Einsatz von KI-Modellen).
• Resend – Versand der E-Mails von noreply@briefmonster.de (Anmeldecodes, Links zum Zurücksetzen des Passworts und, falls Sie das aktivieren, Benachrichtigungen über fertige Antworten). Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mail. Auftragsverarbeiter.
• Lovable und Cloudflare – Bereitstellung der Website briefmonster.de. Dabei fallen die unter „Protokolldaten“ beschriebenen technischen Daten an. Auftragsverarbeiter.
• RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA) – Verwaltung des Abonnementstatus (Zuordnung Ihrer App-Store-Käufe zu Ihrem Konto über Ihre Nutzerkennung, Anzeige der Angebotsseite, Prüfung durch unsere Server, ob ein Abo oder der Testzeitraum aktiv ist). Verarbeitet werden die Nutzerkennung, Kauf- und Abonnementdaten des App Store und technische Gerätedaten, keine Inhalte Ihrer Chats oder Dokumente; Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln. Auftragsverarbeiter.
• Apple – App Store (Kauf, Abrechnung, Abonnementverwaltung), Sign in with Apple und der Push-Dienst APNs. Apple ist für diese Dienste eigenständig verantwortlich; es gelten die Datenschutzhinweise von Apple.
• Expo – Zustellung von Push-Benachrichtigungen an APNs über den Push-Dienst von Expo. Übermittelt werden das Push-Token und der Benachrichtigungstext. Auftragsverarbeiter.
• PostHog (PostHog Inc., USA; Verarbeitung in der EU-Cloud in Frankfurt) – Nutzungsanalyse von App und Website, nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Nutzungsanalyse). Auftragsverarbeiter.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie ausdrücklich einwilligen. Eine Weitergabe an Behörden, Versicherer, Vermieter oder andere Adressaten Ihrer Schreiben erfolgt nicht; Sie versenden Ihre Entwürfe selbst.

Zugriff durch unser Team: Einzelne, namentlich berechtigte Mitarbeitende können in einem geschützten Verwaltungsbereich Ihr Konto (E-Mail-Adresse, Registrierungs- und Aktivitätszeitpunkte, Abonnementstatus, Einwilligungen) und den Text Ihrer Chats einsehen – zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Fehleranalyse und Qualitätssicherung unserer Antworten und zur Aufklärung von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Hochgeladene Dokumente, die daraus erkannten Angaben und erstellte Entwürfe werden dort nicht angezeigt; Chats mit Gesundheitsdaten sind vollständig ausgenommen. Jeder Zugriff wird protokolliert.

10 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Chats können Sie in der App archivieren und Fristen als erledigt markieren; eine Löschung einzelner Dokumente, Chats, Entwürfe oder Fristen erfolgt auf Anfrage per E-Mail an die unter Kontakt genannte Adresse oder durch die Löschung Ihres Kontos.

Ihr Konto können Sie in der App unter Profil → Konto löschen. Die Löschung entfernt Ihre Kontodaten, Ihr Profil, alle Chats, Dokumente, Entwürfe, Fristen, Push-Token und Einwilligungen aus unseren Systemen. Lediglich der Zeitpunkt der Löschanfrage und ihres Abschlusses wird für die Dauer der gesetzlichen Nachweispflichten aufbewahrt. Sicherungskopien werden nach Ablauf des Sicherungszyklus überschrieben.

Technische Protokolldaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden. Kaufbelege beim App Store unterliegen den Aufbewahrungsfristen von Apple.

11 Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, erinnert Brief Monster Sie an bestätigte Fristen und informiert Sie, wenn die Auswertung eines Dokuments abgeschlossen ist oder eine Einwilligung benötigt wird. Dafür speichern wir das Push-Token Ihres Geräts. Die Zustellung erfolgt über Expo und den Push-Dienst von Apple (APNs). Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts oder in der App unter Profil → Benachrichtigungen deaktivieren; das Token wird dann gelöscht.

12 Nutzungsanalyse (PostHog)

Nur wenn Sie zustimmen – in der App unter Profil → Einwilligungen → „Nutzungsstatistik“, auf der Website über „Akzeptieren“ im Banner –, messen wir mit PostHog, wie App und Website genutzt werden: welche Bildschirme und Seiten aufgerufen und welche Funktionen verwendet werden (zum Beispiel „Chat gestartet“, „Dokument hochgeladen“), mit Angaben zu Gerät, Betriebssystem, App-Version und Sprache.

Verarbeitet werden eine pseudonyme Kennung (in der App Ihre Nutzer-ID, nie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Name) und diese Ereignisse. Inhalte Ihrer Chats, Ihre Dokumente und Ihre Angaben aus dem Profil werden nicht übermittelt; Bildschirmaufzeichnungen finden nicht statt. Die IP-Adresse wird nur für die Übertragung verwendet und nicht gespeichert.

Anbieter ist die PostHog Inc. (USA); die Daten werden in der EU-Cloud von PostHog in Frankfurt am Main verarbeitet. Für etwaige Zugriffe aus den USA gelten Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung werden keine Daten an PostHog gesendet. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in der App über den Schalter „Nutzungsstatistik“, auf der Website über „Cookie-Einstellungen“. Die Ereignisdaten werden nach spätestens 12 Monaten gelöscht.

13 Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – über die Kontolöschung in der App jederzeit selbst möglich, Einzellöschungen auf Anfrage per E-Mail;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an privacy@briefmonster.de. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de.

14 Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen (Verarbeitung hochgeladener Dokumente, Gesundheitsdaten, Erstellung von Schreiben) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: in der App unter Profil → Einwilligungen oder per E-Mail an die oben genannte Adresse. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Der Widerruf wird mit Zeitpunkt protokolliert; für Einwilligungen, die nur für einen einzelnen Chat galten, endet die Wirkung mit dem Widerruf.

Wenn wir den Text einer Einwilligung wesentlich ändern, erhält der Text eine neue Version und wir bitten Sie erneut um Ihre Zustimmung. Frühere Versionen bleiben zum Nachweis gespeichert, solange Ihr Konto besteht.

15 Sicherheit

Dokumente und personenbezogene Daten werden bei der Übertragung (TLS) und bei der Speicherung nach dem Stand der Technik verschlüsselt. Der Zugriff auf Ihre Daten ist auf Ihr Konto beschränkt und wird auf Datenbankebene durchgesetzt. Für die von Ihnen angeforderte Analyse müssen Dokumentinhalte innerhalb einer geschützten Verarbeitungsumgebung vorübergehend entschlüsselt werden. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung liegt deshalb nicht vor, wenn Brief Monster oder ein eingesetzter Auftragsverarbeiter den Inhalt serverseitig analysiert.

16 Kontakt

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an privacy@briefmonster.de oder postalisch an multiangular UG (haftungsbeschränkt), Urbanstraße 71, 3. Hof, 4. TRH, 10967 Berlin.

17 Stand und Änderungen

Stand dieser Datenschutzerklärung: 23. September 2026. Wir passen sie an, wenn sich die App, die eingesetzten Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter briefmonster.de/datenschutz und in der App.