Nebenkostenabrechnung zu spät? Die 12-Monats-Frist erklärt

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung bei dir sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Im Gesetz heißen die Nebenkosten Betriebskosten. Über deine Vorauszahlungen, also die monatlichen Abschläge, muss der Vermieter jährlich abrechnen (Satz 1). Der Abrechnungszeitraum umfasst deshalb in der Regel zwölf Monate, muss aber nicht das Kalenderjahr sein. Welcher Zeitraum gilt, steht in der Abrechnung.

Das gilt auch, wenn du inzwischen ausgezogen bist: Die zwölf Monate zählen ab Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab deinem Auszug.

Zählt das Datum auf dem Brief oder der Tag, an dem er ankommt?

Es zählt der Tag, an dem die Abrechnung bei dir ankommt – das Gesetz nennt das Zugang. Weder das Datum auf dem Schreiben noch das rechtzeitige Absenden reicht aus (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08). Verzögerungen und Verluste bei der Post gehen zu Lasten des Vermieters: Im entschiedenen Fall hatte die Vermieterin die Abrechnung für 2004 nach eigener Aussage am 21. Dezember 2005 zur Post gegeben. Sie kam nicht rechtzeitig an, die Nachforderung war ausgeschlossen.

Im Streit muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang beweisen. Notier dir deshalb, wann die Abrechnung ankam, und heb den Umschlag auf.

Die Frist wahrt außerdem nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04). Sie muss in der Regel mindestens die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel (etwa nach Quadratmetern), die Berechnung deines Anteils und den Abzug deiner Vorauszahlungen zeigen (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15). Inhaltliche Fehler machen sie nicht verspätet; zu deinen Lasten korrigieren darf der Vermieter nach Fristablauf aber in der Regel nicht mehr.

Muss ich nachzahlen, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

In der Regel nicht. Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Ausnahme: Er hat die Verspätung nicht zu vertreten, also nicht verschuldet. Fehler von Helfern, die er einschaltet, etwa der Hausverwaltung oder der Post, muss er sich dabei wie eigene zurechnen lassen (§ 278 BGB).

Ein anerkanntes Beispiel für die Ausnahme: Das Finanzamt setzt die Grundsteuer rückwirkend neu fest. Dann kann sich der Vermieter die Nachberechnung dieses Postens vorbehalten und ihn später abrechnen (BGH, Urteil vom 12.12.2012 – VIII ZR 264/12). Trödeln darf er aber nicht: Im Regelfall muss er innerhalb von drei Monaten nachfordern, nachdem das Hindernis weggefallen ist, hier also nach Erhalt des Steuerbescheids (BGH, Urteil vom 05.07.2006 – VIII ZR 220/05).

Wie lange habe ich Zeit für Einwendungen?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Bis dahin musst du dem Vermieter deine Einwendungen mitteilen, also sagen, was du an der Abrechnung für falsch hältst (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Einwendungsfrist kannst du sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Ist die Abrechnung am 15. November 2026 angekommen, sollten deine Einwendungen spätestens am 15. November 2027 beim Vermieter sein – so bist du auf der sicheren Seite.

Die Frist gilt auch für den Einwand, dein Mietvertrag sehe für eine Kostenart gar keine Umlage vor (BGH, Urteil vom 10.10.2007 – VIII ZR 279/06). Hast du schon gezahlt, kannst du innerhalb der Frist trotzdem Einwendungen erheben: Eine Zahlung ohne Vorbehalt ist für sich genommen kein Anerkenntnis (BGH, Urteil vom 12.01.2011 – VIII ZR 296/09).

Wie widerspreche ich einer verspäteten oder falschen Abrechnung?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Schriftlich kannst du aber später beweisen, was du wann erklärt hast. So gehst du vor:

1. Prüf die Frist: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate. War die Abrechnung bis dahin bei dir?
2. Kam sie zu spät, kannst du die Nachforderung mit Hinweis auf § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB zurückweisen.
3. Nenne Fehler einzeln: welcher Posten, welcher Betrag, warum. Ein pauschales „Ich widerspreche“ reicht in der Regel nicht.
4. Brauchst du dafür die Rechnungen und Verträge hinter der Abrechnung, verlange Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB) – früh genug, um danach noch fristgerecht zu reagieren.
5. Schick das Schreiben nachweisbar, zum Beispiel per Einwurf-Einschreiben, und heb eine Kopie auf.

Was kann ich tun, wenn gar keine Abrechnung kommt?

Fordere sie schriftlich mit Frist an, etwa zwei Wochen. Der Vermieter schuldet die Abrechnung auch nach Ablauf der zwölf Monate; notfalls kannst du sie einklagen.

Du wohnst noch dort: Gezahlte Vorauszahlungen zurückfordern kannst du nicht. Du kannst aber die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten, bis eine ordnungsgemäße Abrechnung da ist (BGH, Urteil vom 29.03.2006 – VIII ZR 191/05; § 273 BGB). Teil das dem Vermieter schriftlich mit und zahl die übrige Miete weiter. Liegt die Abrechnung vor, zahlst du das Einbehaltene in der Regel nach.

Du bist ausgezogen: Dann kannst du die Vorauszahlungen für nicht fristgerecht abgerechnete Zeiträume in der Regel zurückverlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005 – VIII ZR 57/04). Ausgenommen sind Zeiträume, deren Frist schon während der Mietzeit ablief; da hättest du zurückbehalten können (BGH, Urteil vom 26.09.2012 – VIII ZR 315/11). Einen angemessenen Teil der Kaution darf der Vermieter bis zum Ende der Abrechnungsfrist einbehalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist (BGH, Urteil vom 18.01.2006 – VIII ZR 71/05).

Gilt die 12-Monats-Frist für jeden Mietvertrag?

Sie gilt für Mietwohnungen, bei denen du Vorauszahlungen leistest. Ist eine Pauschale vereinbart, also ein fester Betrag ohne spätere Abrechnung, gibt es keine Abrechnung und damit keine Frist (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB). Heiz- und Warmwasserkosten gehören zu den Betriebskosten (§ 2 Nr. 4 und 5 BetrKV); wie sie verteilt werden, regelt die Heizkostenverordnung. Für die Heizkostenabrechnung gilt dieselbe Frist, auch wenn sie als eigene Anlage kommt.

Für Gewerberäume gilt die Regel nicht, denn § 578 BGB verweist nicht auf § 556 BGB. Der Vermieter muss dort zwar in der Regel innerhalb eines Jahres abrechnen; eine spätere Nachforderung ist aber nicht automatisch ausgeschlossen (BGH, Urteil vom 27.01.2010 – XII ZR 22/07).

Eine Vereinbarung im Mietvertrag, die von diesen Fristen zu deinem Nachteil abweicht, ist nach § 556 Abs. 5 BGB unwirksam. Unabhängig von den zwölf Monaten verjähren Ansprüche aus der Abrechnung, eine Nachzahlung ebenso wie ein Guthaben, in der Regel nach drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§ 195 BGB, § 199 BGB). Mehr dazu: Wann verjährt eine Forderung?