Inkasso-Brief erhalten: echt oder Fake – und was jetzt?

Was ist Inkasso – und warum bekomme ich einen Inkasso-Brief?

Inkasso heißt: Ein Unternehmen treibt eine offene Forderung für jemand anderen ein. Du bekommst einen Inkasso-Brief, weil ein Gläubiger – also jemand, der Geld von dir verlangt, etwa ein Online-Shop, ein Mobilfunkanbieter oder ein Fitnessstudio – eine Rechnung für unbezahlt hält. Er hat ein Inkassobüro beauftragt oder ihm die Forderung verkauft. Hat das Inkassobüro sie gekauft, kannst du ihm die Einwände entgegenhalten, die du schon gegen den ursprünglichen Gläubiger hattest (§ 404 BGB).

Inkassobüros sind private Firmen, keine Behörde und kein Gericht. Sie dürfen mahnen, Zinsen und Kosten fordern und Raten anbieten. Ohne gerichtlichen Titel können sie aber weder pfänden noch einen Gerichtsvollzieher schicken. Ein solcher Vollstreckungstitel ist etwa ein Urteil oder ein Vollstreckungsbescheid (§ 704 ZPO, § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO).

Wer fremde Forderungen als eigenes Geschäft eintreibt, erbringt eine Rechtsdienstleistung (§ 2 Abs. 2 RDG) und muss beim Bundesamt für Justiz registriert sein (§ 10 Abs. 1 RDG). Auch Anwaltskanzleien dürfen Inkasso betreiben. Wichtig: Ein Inkasso-Brief beweist nicht, dass die Forderung besteht. Und er ist kein Mahnbescheid – den verschickt nur ein Gericht.

Ist der Inkasso-Brief echt oder Fake?

Ob ein Inkasso-Brief echt ist, klärst du mit zwei Fragen: Steht das Inkassobüro im amtlichen Register, und bestätigt dein ursprünglicher Vertragspartner, dass er es beauftragt oder ihm die Forderung verkauft hat? Ein bekannter Name allein beweist nichts – Betrüger geben sich auch als echte Inkassofirmen aus. Typische Warnzeichen für ein Fake-Inkasso:

• Du kennst den Gläubiger nicht, oder Vertrag, Datum und Grund der Forderung fehlen.
• Der Brief droht mit Haft, Polizei, Hausbesuch oder „sofortiger Pfändung“, oder er setzt eine extrem kurze Frist wie 24 Stunden.
• Du sollst auf ein Konto im Ausland zahlen, obwohl Gläubiger und Inkassobüro angeblich in Deutschland sitzen.
• Eine E-Mail fordert dich auf, einen Anhang oder Link zu öffnen, um die Forderung zu sehen.

So prüfst du, ob ein Inkassobüro seriös ist: Such den Namen im Rechtsdienstleistungsregister und vergleiche auch die Anschrift; die Einsicht ist kostenlos (§ 16 Abs. 1 RDG). Anwaltskanzleien stehen stattdessen im Anwaltsverzeichnis der Bundesrechtsanwaltskammer. Den ursprünglichen Gläubiger fragst du über Kontaktdaten, die du schon kennst – nicht über Nummern oder Links aus dem Schreiben. Überweise unter Zeitdruck nichts auf ein Konto, das du nicht geprüft hast.

Was muss in einem Inkasso-Brief stehen?

Schreibt ein Inkassobüro dich als Privatperson an, muss es schon im ersten Schreiben klar und verständlich erklären, wer was wofür verlangt (§ 13a Abs. 1 RDG). Fehlen Angaben, ist das ein Warnzeichen – und ein guter Grund, Nachweise anzufordern, bevor du zahlst.

Auf deine Nachfrage muss das Inkassobüro außerdem unverzüglich mitteilen, bei wem die Forderung ursprünglich entstanden ist und wie der Vertrag zustande kam (§ 13a Abs. 2 RDG). Für Anwaltskanzleien, die Forderungen eintreiben, gelten entsprechende Pflichten (§ 43d BRAO).

Ist die Forderung berechtigt?

Das hängt vom ursprünglichen Vertrag ab, nicht vom Inkasso-Brief – der allein beweist nicht, dass du etwas schuldest. Prüfe mit deinen eigenen Unterlagen:

• Vertrag und Rechnung: Hast du bei dem Gläubiger etwas bestellt oder einen Vertrag geschlossen – und nicht wirksam widerrufen oder gekündigt? Hast du die Rechnung bekommen, und stimmt der Betrag?
• Zahlung: Hast du schon bezahlt? Such im Kontoauszug nach Betrag und Gläubiger.
• Verzug: Verzug heißt, du zahlst zu spät, obwohl die Zahlung fällig war. Nach § 286 BGB tritt er durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein; eine einzige genügt. Ohne Mahnung bist du in Verzug, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart war – oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, als Verbraucher aber nur, wenn die Rechnung darauf besonders hingewiesen hat.
• Verjährung: Forderungen aus Kauf, Abo oder Handyvertrag verjähren in der Regel drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§ 195 und § 199 BGB). Sie wirkt nur, wenn du dich darauf berufst (§ 214 Abs. 1 BGB), und schon eine Teilzahlung kann die Frist neu starten (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Mehr dazu: Wann verjährt eine Forderung?

Ohne Verzug schuldest du in der Regel keine Inkassokosten – die Hauptforderung kann trotzdem bestehen.

Welche Inkassokosten muss ich bezahlen?

Inkassokosten musst du nur als Verzugsschaden ersetzen, also wenn du schon in Verzug warst, als der Gläubiger das Inkassobüro beauftragt hat (§ 280 Abs. 2 und § 286 BGB). Auch dann höchstens so viel, wie eine Anwältin oder ein Anwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) berechnen dürfte (§ 13e Abs. 1 RDG).

Hast du die Forderung nicht bestritten, liegt die Grenze beim 0,9-Fachen einer vollen Gebühr, mehr nur bei besonders umfangreicher oder schwieriger Arbeit. Zahlst du innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung, ist in der Regel nur das 0,5-Fache erlaubt (Nr. 2300 VV RVG, § 13 RVG).

Bestreitest du die Forderung, gilt diese Grenze nicht; dann ist in der Regel bis zum 1,3-Fachen möglich. Umsatzsteuer darf nur dazukommen, wenn der Gläubiger sie nicht als Vorsteuer abziehen kann (§ 13a Abs. 1 Nr. 6 RDG). Hat der Gläubiger Inkassobüro und Kanzlei beauftragt, musst du in der Regel nur so viel ersetzen, als hätte er nur die Kanzlei beauftragt (§ 13f RDG). Zu Zinsen: Verzugszinsen berechnen.

Drohen mir SCHUFA-Eintrag, Gerichtsvollzieher oder Pfändung?

Nicht ohne Weiteres – eine Drohung allein beweist nichts. Pfänden lassen oder einen Gerichtsvollzieher beauftragen kann ein Gläubiger erst mit einem Vollstreckungstitel, zum Beispiel einem Urteil (§ 704 ZPO) oder einem Vollstreckungsbescheid (§ 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO). Den stellt ein Gericht aus, nicht das Inkassobüro.

Der übliche Weg dahin ist das gerichtliche Mahnverfahren. Das Mahngericht schickt dir einen Mahnbescheid und prüft dabei nicht, ob die Forderung besteht (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 ZPO). Widersprichst du nicht innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen (§ 699 Abs. 1 ZPO). Den Widerspruch musst du an das Gericht richten (§ 694 Abs. 1 ZPO) – ein Brief an das Inkassobüro reicht nicht.

Zur SCHUFA: Ein Eintrag bei einer Auskunftei ist nach Angaben der Verbraucherzentrale nur bei einer berechtigten Forderung zulässig, die du trotz mindestens zweifacher Mahnung nicht bezahlt hast. Hast du die Forderung schriftlich bestritten, dürfen danach keine Daten übermittelt werden; auch einschüchternde SCHUFA-Drohungen sind nicht zulässig. Vor einem Mahnverfahren schützt dich das Bestreiten aber nicht.

Was soll ich jetzt tun?

Reagiere, bevor die Frist im Brief abläuft – auch wenn sie keine gesetzliche Frist ist. Diese Schritte helfen:

1. Brief einordnen. Ist es ein Mahnbescheid vom Amtsgericht, geht die Zwei-Wochen-Frist für den Widerspruch allem anderen vor. Sonst notiere das Datum des Briefs und die gesetzte Zahlungsfrist.
2. Echtheit prüfen. Absender im Rechtsdienstleistungsregister suchen, beim Gläubiger über bekannte Kontaktdaten nachfragen.
3. Forderung prüfen. Vertrag, Rechnung, Verzug, Zahlungen, Betrag und Verjährung – mit deinen eigenen Unterlagen.
4. Zahlen, was du schuldest. Ist die Forderung berechtigt, zahl sie; sind nur die Kosten strittig, zahl zunächst den unstrittigen Teil und schreib dazu, welche Posten du bestreitest. Gib das Aktenzeichen als Verwendungszweck an, zahl nur auf ein geprüftes Konto und heb den Beleg auf. Vor einer Raten- oder Stundungsvereinbarung muss das Inkassobüro dich auf die Kosten hinweisen (§ 13a Abs. 3 RDG).
5. Bestreiten und Nachweise anfordern. Ist die Forderung unklar oder falsch, kannst du sie schriftlich bestreiten und Belege verlangen (Muster unten). Ein Schuldanerkenntnis unterschreibst du besser erst nach der Prüfung: Damit verlierst du in der Regel Einwände wie „schon bezahlt“ oder „verjährt“ (§ 13a Abs. 4 RDG).
6. Alles belegen. Heb Kopien aller Schreiben auf und verschick Wichtiges nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben. Notiere bei Telefonaten Datum, Uhrzeit und Namen.

Wie fordere ich Nachweise an?

Kennst du die Forderung nicht oder verstehst du sie nicht, kannst du das Inkassobüro schriftlich auffordern, sie zu belegen. Wichtig ist der Satz, dass du damit nichts anerkennst. Ein kurzes Muster:

Schick den Brief nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben, und heb eine Kopie auf. Einen Widerspruch gegen einen gerichtlichen Mahnbescheid ersetzt er nicht.

Wann sollte ich mir persönlich helfen lassen?

Persönliche Hilfe lohnt sich, wenn ein Gericht beteiligt ist, es um viel Geld geht, mehrere Gläubiger gleichzeitig fordern oder jemand deine Daten für einen Vertrag missbraucht haben könnte.

• Verbraucherzentrale: berät zu Inkasso-Forderungen und hilft, unseriöse Schreiben einzuordnen.
• Schuldnerberatung: Anerkannte Stellen, etwa bei Kommunen, Wohlfahrtsverbänden oder Verbraucherzentralen, helfen, wenn du nicht zahlen kannst; die Beratung ist dort oft kostenlos.
• Anwältin oder Anwalt: vor allem bei Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid, Pfändung oder hohen Beträgen. Mit geringem Einkommen kannst du Beratungshilfe beantragen (§ 1 BerHG), und zwar beim Amtsgericht an deinem Wohnsitz (§ 4 BerHG).
• Bundesamt für Justiz: führt seit dem 1. Januar 2025 das Rechtsdienstleistungsregister und nimmt Beschwerden über Inkassodienstleister entgegen.
• Polizei: Bei einem gefälschten Inkasso-Brief oder Identitätsmissbrauch kannst du Anzeige erstatten.